O Papel da Secretaria na Igreja Evangélica

Nesta série de artigos vamos descrever as atividades afetas a Secretaria da Igreja Evangélica, bem como o papel do Secretário nos diversos processos e ainda um exemplo genérico de como desempenhar cada atividade. Acompanhe conosco, vai ser de grande valia para os trabalhos da sua igreja.

A Secretaria é um importante órgão da igreja, é o coração e o centro nervoso das deliberações e dos caminhos trilhados pela instituição, as maiores e mais importantes decisões devem ser tomadas em conjunto com a Secretaria e as rotinas necessárias para o encaminhamento das decisões devem ser implementadas no âmbito deste departamento.

Este departamento tem papel fundamental na condução das atividades da Igreja Evangélica, é o Estatuto da Instituição que cria e determina as responsabilidade e obrigações da Secretaria.

O Secretário da Igreja

Podemos afirmar, sem medo de errar, que o crescimento ou a estagnação das igrejas depende muito da habilidade e das atitudes de um bom Secretário, feliz e vitorioso é o Pastor ou Dirigente de uma igreja que tem ao seu lado um auxiliar que reúna as condições essenciais de um bom Secretário.

Hoje vivemos tempos modernos, a geração atual é diferente da geração anterior, há tempos atrás ao precisarmos contatar determinado membro ou liderança da igreja, o único caminho era o telefone fixo, caso se pudesse contar com esse luxo, ou mandar recado, agora todos tem celular, smartphones ou tablets, nem é preciso ligar, basta mandar uma mensagem ou deixar um recado nas diversas redes sociais.

Ainda neste paradoxo, em tempos nem tão remotos, para redigir um documento, uma carta, um memorando era necessário recorrer a boa e velha máquina de escrever, vamos mais longe ainda, eram poucos os que sabiam a arte da datilografia. E transações bancárias?

Só pessoalmente, era necessário enfrentar filas, não existiam caixa eletrônicos nem a possibilidade de efetuar pagamentos ou transferências sem passar pela agência bancária.

Porque estamos falando isso? Adentramos neste assunto exatamente para detalhar os conhecimentos e as qualidades que deve possuir um bom Secretário. Em sentido figurado, ao escolhermos um homem ou mulher que queira se dedicar à secretaria da igreja, devemos “deixar de lado a máquina de escrever”, neste sentido o Secretário da Igreja deve:

• Ter aptidão moral;
• Ser organizado;
• Ter boa redação e escrever com facilidade;
• Conhecer o trabalho da Secretaria da Igreja;
• Deve ser zeloso no trato das coisas da Igreja;
• Estar antenado com a tecnologia, informática e os avanços da comunicação; entre outros.

Atribuições da Secretaria e Consequentemente do Secretário

Em sentido geral, é o Estatuto da Igreja que define formalmente as atribuições do Secretário, entretanto, listamos abaixo genericamente as principais funções que devem ser executadas no âmbito da Secretaria da Igreja:

• Redigir e fazer o registro no cartório de todas as atas da igreja;
• Cuidar da correspondência;
• Zelar pelo registro da membresia, atualizar as fichas com batismos, casamentos, inatividade e outras situações;
• Preparar a agenda anual da igreja, boletins, informativos e publicações;
• Cuidar dos arquivos da igreja, fichas de membros, documentação legal, cartas e correspondências em geral;
• Emitir a credencial da membresia, caso a igreja faça uso;
• Enviar cartas de aniversário para os membros da igreja;
• Felicitar a igreja, seus departamentos e outras igrejas ou instituições por festividades, eventos ou comemorações especiais;
• Preparar as cartas de transferências e enviá-las a quem de direito;
• Receber e acompanhar os novos convertidos, providenciando-lhes as fichas de registro;
• Fazer o devido registro e cuidar dos bens da igreja;
• Preparar as rotinas para os batismos;
• Emitir certificados de apresentação, casamento, batismos, etc.

Todas estas tarefas são necessárias para o funcionamento da igreja, é muito importante que o próprio secretário estabeleça uma rotina dentro do seu tempo para realizá-las, igrejas maiores, se possível, devem ter funcionários remunerados para auxiliar o Secretário na conclusão dos seus trabalhos, principalmente as rotinas mais repetitivas.

No próximo artigo vamos falar sobre atas, como cuidar, como arquivar, como numerar e as dicas de como escrever corretamente, os tópicos que devem ser abordados, de quem colher assinatura e como fazer para registrar uma ata no cartório.

Ev. Rafael Augusto Horylka Szabunka